Aufgrund eines immer schneller werdenden Arbeitsrhythmus, einer größeren Anzahl an Geschäftspartnern und somit auch Dokumenten fand eine rasche Überbelegung unserer Räume statt – und zwar nicht nur physisch, sondern auch in der virtuellen Welt auf unserem Server. Dies führte zur Unübersichtlichkeit, immer größeren administrativen Aufwand sowie länger werdenden Arbeitstagen im Büro. Um diese Probleme zu vermeiden, haben wir an unserer Kammer im Jahr 2018 mit der Digitalisierung der Arbeitsprozesse begonnen. Der Vorgang wird in den folgenden sechs Schritten beschrieben.
Schritt 1: Inventarisierung der Prozesse
Der erste Schritt enthielt die Inventarisierung aller Prozesse. Dieser Schritt war mit einem größeren Zeitaufwand verbunden, da alle Unternehmen ungeachtet deren Größe eine ähnliche Anzahl an Prozessen innehaben.
Schritt 2: Analyse
Im Rahmen des zweiten Schritts wurden alle inventarisierten Prozesse analysiert und anschließend in Form von digitalen Lösungen optimiert.
Schritt 3: Anbietersuche
Im Anschluss an die Optimierung der digitalen Lösungen wurde der dritte Schritt durchgeführt. Dieser befasste sich mit der Suche nach potenziellen Anbietern dieser Dienstleistungen bzw. einer individuellen Recherche.
Schritt 4: Koordination
Der vierte Schritt bezog einzelne Treffen, die Koordination der Wünsche und Angebote sowie die Erstellung eines Zeitplans ein. Dieser Schritt ist von essenzieller Bedeutung, weil die Gesamtheit der Prozesse keinesfalls in einer Nacht optimiert werden kann und erst recht nicht auf einmal. Deshalb erfolgte die Einstufung aller Prozesse nach deren Notwendigkeit sowie deren Abhängigkeit voneinander. Mit diesem Schritt wurde der Sprung in die digitale Welt geschaffen.
Schritt 5: Einführung der Veränderungen
Im Rahmen des vorletzten, fünften Schritts wurde(n):
- die Office365-Tools eingeführt,
- die Dokumente aus dem physischen Server auf das Cloud-Netzwerk gespeichert,
- sicheres Drucken eingeführt und Mitarbeitern die Nutzung eines Laptops ermöglicht,
- ein Zeiterfassungssystem mithilfe der Lesegeräte, des Netzes und der Handys eingeführt,
- die Stundenerfassung, Antragsstellungen und die Vorbereitung sowie Abgabe der Dienstreiseaufträge vereinfacht und
- das CRM-System ebenfalls in die Cloud umgestellt.
Wir möchten auch in Zukunft einige Neuerungen einführen, jedoch müssen wir dabei alle Faktoren einbeziehen. Hierzu zählen auch die rechtlichen Beschränkungen, die bei dem Ideenentwurf nicht immer berücksichtigt werden.
Schritt 6: Analyse der Resultate
Die neuen Arbeitsmethoden und Ansätze haben sich in der Zeit der COVID-19-Pandemie als sehr nützlich herausgestellt. Wir mussten von heute auf morgen unsere Arbeit in Homeoffice umstellen und konnten somit einen reibungslosen Ablauf der Arbeit gewährleisten. Aus diesem Grund lohnte sich die frühzeitige Investition in die Digitalisierung und verhinderte, dass wir die Arbeit in der Zeit der Pandemie überhaupt nicht durchführen hätten können. Mit den Digitalisierungsprozessen wurden auch Administrations- und Druckkosten verringert sowie zusätzliche Zeit für fachbezogene Arbeit gewonnen.
Einer der bedeutendsten Vorteile der Digitalisierung ist sicherlich die Verbesserung der Flexibilität, die nicht nur eine Vereinfachung der Arbeit an sich ermöglicht, sondern zudem zu einer erleichterten Koordination zwischen Arbeit, Freizeit und Familie beiträgt.
Autorin: Tadeja Srša
