Unsicherer Datenaustausch per E-Mail, das Aufkommen mehrerer Dokumentenversionen, Probleme bei der Genehmigung und Unterzeichnung der Dokumente usw. Gerade diese Probleme werden durch die Digitalisierung von Dokumenten und Büros als erster Schritt auf dem Weg zur digitalen Transformation beseitigt.
Vor- und Nachteile eines digitalisierten Büros
Zu den Vorteilen gehören vor allem eine bessere Rückverfolgbarkeit und Zugänglichkeit von Informationen, eine einfachere und schnellere Dokumentenverwaltung, eine bessere Ordnung und Transparenz der Geschäfte, eine größere Sicherheit von Dokumenten und Informationen, die häufig übersehene Einhaltung gesetzlicher Vorschriften des Geschäfts und eine deutlich geringere Fehlerwahrscheinlichkeit. Daraus ergibt sich folgender Nutzen für das digitale Büro: Zeitersparnis durch Aufgabenautomatisierung und weniger Fehler, Effizienzsteigerung und rechtzeitige Entscheidungen, weniger Geschäftsrisiken aufgrund der Informationssicherheit und Geschäftskonformität.
Das Festhalten am Papier statt der Digitalisierung des Geschäfts in größerem Umfang ist häufig ein Abbild der Angst vor dem Unbekannten, das Gefangensein in alten Gewohnheiten sowie Denk- und Handlungsmustern. Die traditionelle Art der Geschäftstätigkeit, die jahrzehntelang Erfolge erzielte, ist in der heutigen Geschäftsturbulenz verloren gegangen. Wieso treten wir nicht aus der Komfortzone heraus und erlauben uns die Möglichkeit Fortschritte zu machen? Mit der Einführung eines papierlosen Handelns, eines digitalen Büros und anderen Schritten der Digitalisierung investieren wir in unsere Zukunft, in unsere Mitarbeiter und unsere Kunden. Die ersten Resultate der Digitalisierung werden schnell sichtbar sein.
Die sichtbaren Resultate
Die Ersparnisse werden sich auf verschiedenen Ebenen zeigen, von niedrigeren Kosten für die Bearbeitung von Papierdokumenten, wie Druck und Postversand, bis hin zu Kosten, die mit der zeitraubenden und manchmal anspruchsvollen Verwaltung dieser Dokumentation verbunden sind. Aufgrund der erheblichen Verkürzung der Verwaltungszeit für digitale Dokumente können Mitarbeiter Aktivitäten ausführen, die für das Unternehmen von Wert sind. Gleichzeitig können durch die Rückverfolgbarkeit und den ständigen Zugriff auf Dokumente in digitalen Tools die Risiken für die Geschäfts- und Informationssicherheit erheblich reduziert werden.
Wir müssen jedoch verstehen, dass die Digitalisierung von Prozessen und Vorgängen, die vorher in Papierform durchgeführt wurden, allein nicht genügt. Vorgehensweisen, die vorher mit Papierdokumenten logisch und erforderlich waren, können in digitaler Form völlig anders aussehen, benutzerfreundlicher und effizienter aus der Sicht eines erfolgreichen Geschäfts. Das wahre Potenzial wird erst dann erreicht, wenn alle Geschäftsprozesse einer neuen digitalen Realität angepasst werden.
Nachhaltigkeitsaspekt
Wenn man bedenkt, dass der Papierverbrauch in Büros ein gutes Viertel des gesamten Papierverbrauchs weltweit ausmacht, tun wir auch etwas für die Umwelt, indem wir auf ein digitales Geschäft umsteigen. Wir werden Teil der Lösung zur Reduzierung des Papierverbrauchs, anstatt Teil des Problems zu sein, bei dem fast die Hälfte der Papierdokumente im Müll landet. Das digitale Geschäft ist sauberer, umweltfreundlicher und (im Kostenbereich) effizienter. Warum diesen Schritt hinauszögern, wenn Technologielösungen wie das InDoc EDGE von Mikrocop verfügbar sind, mit denen wir – auch remote – effizienter und umweltbewusster arbeiten können.
Auch die Unterstützung nicht vergessen
Wenn wir uns auf den Weg der Digitalisierung begeben und durchdacht unsere Aktivitäten und Schritte planen, dürfen wir nicht vergessen, dass die Digitalisierung eine Veränderung in unserer Tätigkeit bedeutet. Eine Veränderung für alle Mitarbeiter, die die Organisationskultur beeinflusst. Der richtige Ansatz zur Förderung der Interpretation der Digitalisierung als ein Entwicklungsmittel spielt eine Schlüsselrolle bei einem erfolgreichen digitalen Geschäft. Veränderungen müssen systematisch vorgenommen werden und viel Aufmerksamkeit geschenkt bekommen. Bei der Implementierung der papierlosen Geschäftstätigkeit empfehlen wir die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Anbieter, der Sie professionell beraten und umfassend bei der Digitalisierung Ihres Geschäfts unterstützen kann. Kultur und Strategie müssen stets Hand in Hand gehen – die Kultur unterstützt die Umsetzung der Strategie auf dem Weg zum Erfolg, dasselbe gilt bei der Digitalisierung der Geschäftstätigkeit.
Autor: Anton Gazvoda, Mikrocop d.o.o.
